送付履歴の確認と管理 — 書類の送付状況をまとめて把握する

PASELLYでは、書類を取引先に送付した記録を「送付履歴」としてまとめて管理できます。メール送信や公開リンクの発行は自動で記録され、PASELLY外で送付した場合も手動で記録を残せます。

この記事では、送付履歴を管理するメリットや活用シーン、確認方法、手動記録の使い方を解説します。

なぜ送付履歴を管理するのか

請求書や見積書などの書類は、作成して終わりではなく「取引先に届いたかどうか」が重要です。送付履歴を管理することで、以下のような課題を防ぐことができます。

送付漏れの防止 — 作成した書類をうっかり送り忘れていないか、一覧で確認できます。送付履歴がない書類は未送付であることが一目でわかります。

二重送付の防止 — 同じ書類を別の担当者が重複して送ってしまうトラブルを防げます。送付済みかどうかを事前に確認できるため、チームでの書類管理がスムーズになります。

取引先への対応記録 — 「いつ、どの方法で送ったか」が記録として残るため、取引先から問い合わせがあった際にすぐに確認・回答できます。

こんなときに役立ちます

「先月送った請求書、いつ送ったっけ？」 — 送付履歴の一覧で書類名を検索すれば、送付日と送付方法をすぐに確認できます。

「取引先から届いていないと言われた」 — 送付履歴を確認して、メールで送ったのか公開リンクを共有したのかを把握できます。公開リンクであればURLを再共有することもできます。

「Gmailで送ったけど、PASELLY上に記録が残っていない」 — 手動記録機能を使えば、PASELLY外で送付した履歴も記録できます。送付方法を問わず、すべての送付記録を一か所にまとめられます。

「この書類、誰かがもう送ってくれた？」 — チームで書類を管理している場合、送付履歴を見れば他のメンバーが送付済みかどうかを確認できます。

送付方法ごとの違い

PASELLYでは3つの送付方法があり、それぞれ記録される内容が異なります。

メール送信と公開リンクは送付時に自動で記録されるため、追加の操作は不要です。手動記録のみ、ユーザーが任意で登録します。

送付履歴の確認方法

サイドバーの「その他」>「送付履歴」から、書類タイプ（見積書・請求書・発注書・納品書・領収書）ごとに送付状況を確認できます。

一覧には以下の情報が表示されます。

• 書類名と送付日
• 送付方法 — メール送信・公開リンク・手動記録のいずれか
• 公開リンクURL — メール送信・公開リンクの場合、書類の閲覧用URLが表示されます

タイトルでの検索にも対応しているため、特定の書類の送付状況をすぐに確認できます。

手動で送付履歴を記録する

PASELLY外のメールクライアント（Gmail、Outlookなど）で書類を送付した場合や、郵送・FAXなどで送付した場合は、手動で記録を残せます。

手動記録は以下の2か所から行えます。

• 書類の詳細画面 — 右サイドバーの「送付履歴を記録」から入力
• 送付履歴の新規作成画面 — 公開リンク作成画面の下部にあるフォームから入力

入力項目は以下のとおりです。

• 送付日（任意） — 実際に送付した日付。省略すると記録日が送付日になります
• メモ（必須） — 「Gmailで送付済み」「郵送で送付」など、送付方法がわかる内容を入力します

手動記録は送付履歴の一覧から「操作」>「削除する」で削除できます。

一覧画面での表示

書類の一覧画面で「表示項目のカスタマイズ」から「送付履歴」を追加すると、各書類の送付状況を一覧上で確認できます。送付方法ごとに異なるアイコンで表示されるため、未送付の書類もすぐに把握できます。

よくある質問

Q. 送付履歴を後から編集できますか？

手動記録の場合は、一度削除してから再度登録してください。メール送信・公開リンクの送付履歴は自動で記録されたものであるため、編集・削除はできません。

Q. 過去に送付した書類の履歴も記録できますか？

手動記録で過去の送付日を指定して登録できます。送付日の入力欄に実際に送付した日付を入力してください。

Q. 送付履歴はチームメンバー全員に表示されますか？

はい、同じ組織のメンバーであれば送付履歴を確認できます。ただし、メンバー権限の場合は自分が作成した書類、または担当者として設定されている書類の送付履歴のみが表示されます。

Q. 送付履歴が表示されない書類があるのですが？

送付履歴は、メール送信・公開リンク作成・手動記録のいずれかを行った書類にのみ表示されます。まだ送付していない書類には送付履歴はありません。