メールテンプレートの設定では、メールのテンプレート一覧、追加、編集、削除ができます。定型文をあらかじめ登録しておくことで、送信業務の効率化と品質の統一が図れます。
対応するプラットフォーム
本設定画面はWeb版のみ対応しています。メールテンプレートの設定でできること
- 動的な内容指定：日付や書類の種類、取引先名などを変数として指定でき、送信時に自動で情報を差し込めます。
- ミスの防止：よく使う文章をテンプレート化することで、打ち込みミスや案内漏れを防ぎます。
- 一括管理：Web版から社内共通のテンプレートを作成・編集でき、スムーズなメール送付をサポートします。
メールテンプレート画面への遷移手順
- 画面左側のサイドメニューから「会社設定」を選択してから「マスタ設定」の「メールテンプレート」をクリックするとメールテンプレート画面を開きます。
- 各種設定画面から「メールテンプレート」をクリックしてもメールテンプレート画面が開きます。
メールテンプレート画面の設定項目
一覧表示の操作
- メールテンプレート画面ではメールテンプレートのリストを表示します。
- 各メールテンプレートの「操作」ボタンをクリックすると、下記の画面のように「編集」と「削除」を選択できます。「作成する」ボタンを押すと新規取引先ステータスを作成します。
設定画面の項目
メールテンプレート編集画面の設定項目は以下の通りです。自社の運用ルールに合わせて設定してください。
- テンプレート名
メールテンプレートの管理名称を設定します。 - 本文
送信されるメールの本文を設定します。固定の文字列に加え、変数を動的に指定することができます。
ヒント：本文中の変数
本文欄にある以下の青いボタンを押すことで取引先や書類に合わせた文言を自動で挿入することができます。「取引先名を挿入する」ボタン：
{{partner_name}}と表記し、メールでは取引先名に自動で置き換えます。
「書類タイプを挿入する」ボタン：
{{document_type}}と表記し、メールでは「請求書」「見積書」などに自動で変換します。
「書類タイトルを挿入する」ボタン：
{{document_title}}と表記し、メールでは書類の名称に自動で置き換えます。
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