これまで「書類に担当者名を載せたい」というお声を多くいただいていました。ヒアリングしてみると専用の欄がなかったため、発行元の名前欄に「株式会社PASELLY 担当: 山田」「株式会社PASELLY（営業部 佐藤）」のように、会社名と担当者名をまとめて入力されている方が多かったようです。
本来、発行元のところは会社名のみを入れてもらうことを想定していたため、会社名以外を入力されるのは想定外でした。。
そこで今回、会社名はそのままに、担当者名などを別欄で管理できる「発行元追記」機能を追加しました。もう会社名欄を窮屈に使う必要はありません。
発行元追記とは
発行元追記は、請求書・見積書・納品書・発注書・領収書のPDFで、自社名に続けて担当者名などの情報を表示する機能です。
表示方法は2パターンから選べます。
1行表示 — 自社名の横に続けて表示します。
2段表示 — 自社名の下に改行して表示します。
設定方法
ステップ1: 書類全般の設定で初期値を設定する
「設定 > 書類全般の設定」を開くと、画面下部に「発行元追記」セクションがあります。
ここで以下の3つの項目を設定できます。
発行元追記の接頭辞
追記内容の前に表示する文字列です。「担当:」と設定すると「担当: 山田」のように表示されます。空欄の場合は追記内容のみが表示されます。
発行元追記を改行して表示
自社名と追記を1行で並べるか、改行して2段に分けるかを選択できます。名前が長い場合や見やすさを重視する場合は2段表示がおすすめです。
新規作成時に発行元追記を自動設定
「自動設定する」を選ぶと、書類の新規作成時にログインユーザーの名前が自動的に発行元追記に入ります。担当者ごとに書類を作成する場合に便利です。
ステップ2: 書類ごとに編集する
書類の作成・編集画面で「発行元の情報を編集する」を開くと、「発行元追記」の入力欄があります。
自動設定された内容をこの画面で書類ごとに変更することもできます。「表示設定」リンクから、接頭辞や改行の設定画面にすぐ移動できます。
活用例
- 担当者名の表示: 接頭辞を「担当:」に設定し、書類ごとに担当者名を入力。自動設定を有効にすれば入力の手間も省けます
- 部署名の表示: 接頭辞を空欄にし、「営業部」「経理部」などの部署名を直接入力
- 案件番号の表示: 接頭辞を「案件:」に設定し、社内の案件番号を入力。取引先との書類照合に便利です
補足
- 発行元追記は最大20文字、接頭辞は最大10文字まで入力できます
- 発行元追記が空欄の場合、PDFには従来どおり自社名のみが表示されます。既存の書類への影響はありません
- 定期請求書にも発行元追記を設定できます。自動生成される請求書にそのまま引き継がれます
- すべての書類テンプレートに対応しています
