海外のサプライヤーに発注するとき、英語の発注書（Purchase Order）はどう書けばいいのか。見積書や請求書と違い、発注書は「買う側」が発行する書類です。この記事では、Purchase Orderの役割から項目名の日英対訳、見積書との違いまでまとめました。
Purchase Orderとは — 発注する側が出す書類
海外取引の書類フローで、発注書の位置づけは以下のとおりです。
- Quotation（見積書）— サプライヤーが価格・条件を提示
- Purchase Order（PO）（発注書）— バイヤーが発注を確定
- Delivery Note（納品書）— サプライヤーが商品を引き渡し
- Invoice（請求書）— サプライヤーが支払いを請求
見積書（Quotation）はサプライヤーが出す書類ですが、発注書はバイヤー（買う側）が出す書類です。この点が最も大きな違いです。
Purchase OrderとQuotationの違い
| Purchase Order（発注書） | Quotation（見積書） | |
|---|---|---|
| 発行者 | バイヤー（買う側） | サプライヤー（売る側） |
| 目的 | 発注内容の確定・契約の意思表示 | 価格・条件の提示 |
| 法的効力 | 見積書より拘束力が強く扱われることが多い（効力は適用条項・準拠法による） | 提示のみ（拘束力は限定的） |
| 記載される番号 | PO Number | Quotation Number |
| 納期 | バイヤーが希望納期を指定 | サプライヤーが提示 |
ポイント: Purchase Orderは見積書よりも拘束力が強く扱われることが多く、適用条項や準拠法によっては契約としての効力を持ちます。記載内容は慎重に確認しましょう。
発注書の項目 — 日英対訳表
書類ヘッダー
| 日本語 | 英語 | 備考 |
|---|---|---|
| 発注書 | Purchase Order | 略称: PO |
| 発注番号 | PO Number | 社内管理番号 |
| 発注日 | Order Date | |
| 発注者 | Ordered By / Purchaser | バイヤー側 |
| 発注先 | Supplier / Vendor | サプライヤー側 |
| 参照見積番号 | Quotation Ref. | 見積書との紐付け |
明細
| 日本語 | 英語 |
|---|---|
| 項目 | Item |
| 品名・仕様 | Description / Specification |
| 数量 | Qty (Quantity) |
| 単位 | Unit |
| 単価 | Unit Price |
| 金額 | Amount |
| 備考 | Note / Remarks |
発注書に特有の項目
| 日本語 | 英語 | 説明 |
|---|---|---|
| 希望納期 | Requested Delivery Date | バイヤーが指定 |
| 納品先 | Delivery Address / Ship To | Billing Addressと異なる場合 |
| 発注条件 | Order Terms | 支払条件・配送条件等 |
| 貿易条件 | Incoterms | FOB, CIF, DDP等 |
| 承認欄 | Authorized Signature | 発注権限者のサイン |
見積書の内容を発注書に転記するときの注意
見積書（Quotation）を受け取ってから発注書を作成する流れが一般的ですが、転記時に注意すべき点があります。
必ず確認すること
- PO Numberを採番する — 見積番号（Quotation No.）とは別に、自社の発注番号を付ける
- Quotation Ref.を記載する — どの見積書に基づく発注かを明確にする
- 価格・数量の一致 — 見積書の金額と齟齬がないか確認
- 納期を明記する — 見積書の「有効期限（Expiry Date）」ではなく、希望納期（Requested Delivery Date）を記載
- Incotermsを確認 — 見積書と同じ条件か、変更がないか
POとQuotationの番号の関係
“
Quotation No.: Q-2026-0157 ← サプライヤーの見積番号
PO Number: PO-2026-0042 ← バイヤーの発注番号（自社採番）
“
両方の番号を発注書に記載しておくと、後からの照合がスムーズです。
発注書で使える英語フレーズ
冒頭
Please find our purchase order below.
（下記のとおり発注いたします。）
納期の指定
Requested delivery date: June 30, 2026
（希望納期: 2026年6月30日）
Please deliver by the date specified above. Any delay must be communicated in advance.
（上記の日付までに納品してください。遅延が生じる場合は事前にご連絡ください。）
発注条件
Payment terms: Net 30 days from invoice date
（支払条件: 請求書発行日から30日以内）
This PO is subject to the terms and conditions attached.
（本発注書は添付の取引条件に従います。）
承認
This purchase order is valid only with an authorized signature.
（本発注書は権限者の署名がある場合にのみ有効です。）
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