英語の請求書（Invoice）の書き方 — 支払い回収まで見据えた実践ガイド

海外の取引先に英語で請求書を送る必要が出てきたとき、何から手をつければいいか迷っていませんか？

英語の請求書（Invoice）は、見積書（Quotation）と共通する部分もありますが、支払期日の指定、発注番号の転記、遅延損害金の記載など、請求書ならではのポイントがあります。さらに、未払い時の催促や返金対応など、請求書を起点としたコミュニケーションも必要になります。

この記事では、英語の請求書を初めて作る方が最初の1枚を完成させることをゴールに、ステップ形式で解説します。

まず完成形を見てみよう

以下は、PASELLYで作成した英語の請求書の実物サンプルです。

書類タイトル（Invoice）、請求先、明細テーブル、支払期日（Payment Due Date）、支払条件、銀行口座情報など、英語の請求書に必要な要素がすべて含まれています。このサンプルは国内取引を英語の書類で行うケースです。なお、サンプル画像の日付は日本語形式（2026年04月08日）ですが、海外取引先に送る場合は DD MMM YYYY（例: 08 Apr 2026）形式を推奨します。PASELLYでは備考欄等で日付形式を補足できます。では、この請求書を一つずつ作っていきます。

Step 1: 書類ヘッダーを書く

タイトル

書類の最上部に INVOICE と記載します。

英語には請求書を指す単語が複数ありますが、ビジネス書類のタイトルとしては常に Invoice を使います。BillやStatementとの違いはInvoiceとBillとReceiptの違いで解説しています。

請求書番号（Invoice No.）

Invoice No.: INV-2026-0512

見積書番号（Q-）と区別できるプレフィックスを使います。取引先のシステムで照合されるため、重複しない一意の番号にしてください。

日付と支払期日

支払期日は請求書で最も重要な情報です。 見積書の有効期限（Valid Until）とは異なり、期日を過ぎると支払い遅延となり、遅延損害金の起算日になります。

日付フォーマットは DD MMM YYYY（12 May 2026）が最も安全です。MM/DD/YYYY とDD/MM/YYYY の混乱を防げます。

発注番号（PO No.）

取引先から発注書（Purchase Order）が発行されている場合は、その番号を請求書に転記します。

PO No.: PO-2026-0089

PO番号がないと取引先の経理部門で照合できず、支払いが遅れる原因になります。取引先から「Please include our PO number on your invoice」と言われたら必ず追加してください。

Step 2: 宛先と発行元を記載する

請求先（Bill To）と納品先（Ship To）

見積書では「To」の1つだけですが、請求書では請求先と納品先を分けることがあります。

Bill To:
ABC Corporation — Accounts Payable
123 Business Street, New York, NY 10001, USA

Ship To:
ABC Corporation — Tokyo Office
1-2-3 Marunouchi, Chiyoda-ku, Tokyo, Japan

経理部門（Bill To）と実際の納品先（Ship To）が異なる法人取引では、この区別が重要です。同一の場合はBill Toのみで問題ありません。

発行元（From）

From:
PASELLY Inc.
1-2-3 Shibuya, Shibuya-ku, Tokyo 150-0002, Japan
Tel: +81-3-1234-5678
Email: [email protected]

インボイス制度の登録番号がある場合は併記します。

Registration Number: T1234567890123

Step 3: 明細を作成する

通貨の書き方

通貨記号（$, €）ではなく通貨コード（USD, EUR, JPY）を使います。

✕ $10,000（どの国のドルか不明）
○ USD 10,000.00（明確）

明細のDescriptionの書き方

請求書のDescriptionには、何に対する請求かを明確に書きます。見積書よりも具体的に、期間やマイルストーンを含めるのがポイントです。

✕ Consulting
○ Consulting Services — May 2026 (Strategy Review & Market Analysis)

✕ Development
○ Web Application Development — Phase 2 (per SOW dated 15 March 2026)

サービス業では単価を「Rate」、物品販売では「Unit Price」と表記するのが一般的です。

項目名の英語表記の詳細は英語の請求書の項目名一覧をご覧ください。

Step 4: 税・支払条件を記載する

消費税の記載

国内取引を英語の書類で行う場合は、消費税を記載します。

Consumption Tax (10%): JPY 50,000

輸出取引の場合は0%課税（Zero-rated）です。

Consumption Tax: Zero-rated (Export)

詳しくは消費税の英語表記ガイドを参照してください。

支払条件

Payment Terms: Net 30 days from invoice date, T/T (bank transfer)

主な選択肢:

詳しくは支払条件の英語表現まとめを参照してください。

遅延損害金

支払い遅延を防ぐため、遅延損害金の条件を備考欄に明記しておきます。

A late fee of 1.5% per month will be applied to overdue balances.

前払い済みの場合

Total: USD 11,000.00
Deposit Received: -USD 5,000.00
Balance Due: USD 6,000.00

Balance Due（請求残額）を明記することで、支払うべき金額を明確にします。

銀行口座情報

銀行振込で支払いを受ける場合は、銀行口座情報を記載するのが一般的です。

Bank Account:
Bank Name: MUFG Bank, Ltd.
Branch: Shibuya Branch
SWIFT Code: BOTKJPJT
Account Type: Ordinary
Account Number: 1234567
Account Holder: PASELLY Inc.

詳しくはSWIFTコード・IBANの調べ方をご覧ください。

Step 5: 請求書を送る

ファイル名の付け方

Invoice_INV-2026-0512_ABC-Corporation.pdf

英数字のみ。日本語のファイル名は文字化けリスクがあります。

メール送付のポイント

• 件名に「Invoice」と請求書番号を入れる
• 本文で金額・支払期日・支払い方法を明記する
• 必ずPDFで添付する

メールテンプレートは英語の請求書を送るメールの書き方で、送付・催促・入金確認のテンプレートをまとめています。

送る前のチェックリスト

• 書類タイトルが INVOICE になっているか
• Invoice No.が一意の番号か
• 発行日と支払期日の両方が記載されているか
• 取引先のPO番号が転記されているか（ある場合）
• 通貨コード（USD, EUR, JPY）が明記されているか
• 消費税の扱いが正しいか（国内:税率明記 / 輸出:Zero-rated）
• 支払条件が記載されているか
• 銀行口座情報が記載されているか
• 前払い済みの場合、Balance Dueが計算されているか
• PDFで送付しているか

請求書に問題があったら — Credit Note

請求書を送った後に金額の誤りや返品が発生した場合は、Credit Note（返金通知書）を発行します。元の請求書を取り消すのではなく、Credit Noteで金額を相殺するのが国際標準の方法です。

詳しくはCredit Noteの書き方をご覧ください。

見積書との違い — 請求書で変わるポイント

見積書の書き方は英語の見積書の書き方 — 初めてでも迷わない実践ガイドをご覧ください。

PASELLYで英語の請求書を作成する

PASELLYなら、日本語で請求書を作成したあと、PDFの言語を英語に切り替えるだけで項目名が自動で英語に変わります。

• 対応言語: 日本語・英語・中国語・韓国語
• 対応通貨: JPY, USD, EUR, GBP, CNY, KRW
• 支払条件・備考欄に遅延損害金やPO番号を自由テキストで入力可能

英語の請求書テンプレートを見てみる → PASELLYの英語請求書テンプレート