英語で請求書を送るメールは、見積書の送付メールとは大きく異なります。見積書は「ご検討ください」で済みますが、請求書メールは支払期日を明示し、具体的なアクションを求める書類です。
さらに、期日を過ぎても入金がなければ催促メールを送る必要があります。催促は段階ごとにトーンを変えるのがビジネスマナーです。
この記事では、請求書の送付から催促、入金確認まで、シーン別のメールテンプレートをまとめました。
請求書送付メール
件名パターン
| パターン | 例 |
|---|---|
| 基本 | Invoice #INV-2026-0512 from [Company Name] |
| 月次 | [Company Name] Invoice — May 2026 |
| 支払い要求を明示 | Payment Request: Invoice #INV-2026-0512 |
| 複数送付 | Invoices for May 2026 — [Company Name] |
テンプレート: 標準的な送付メール
Subject: Invoice #INV-2026-0512 from PASELLY Inc.
Dear Mr. Smith,
Thank you for your continued business.
Please find attached Invoice #INV-2026-0512 for the services provided in May 2026.
Summary:
– Invoice amount: USD 11,000.00
– Due date: 11 June 2026
– Payment method: Bank transfer (T/T)Bank account details are included in the attached invoice.
If you have any questions or require any changes, please let us know.
Best regards,
[Your Name] PASELLY Inc.
テンプレート: PO番号を参照する場合
Please find attached Invoice #INV-2026-0512, issued against your Purchase Order PO-2026-0089.
Please ensure the PO number is referenced when processing payment to avoid any delays.
テンプレート: 初回取引の場合
As this is our first transaction, I have included our bank account details in the attached invoice. Please let us know if you need any additional information to process the payment.
催促メール — 3段階テンプレート
催促メールは、段階に応じてトーンを上げていきます。
催促メールは、段階に応じてトーンを上げていきます。
第1段階: 友好的なリマインド（期日後1〜7日）
Subject: Friendly Reminder — Invoice #INV-2026-0512
Dear Mr. Smith,
I hope this message finds you well.
This is a gentle reminder that Invoice #INV-2026-0512 (USD 11,000.00) was due on 11 June 2026.
If the payment has already been made, please disregard this message and accept our apologies for the cross-communication.
Otherwise, we would appreciate it if you could arrange the payment at your earliest convenience.
Best regards,
[Your Name]
ポイント: 「行き違いかもしれません」という一文（If the payment has already been made…）を必ず入れます。実際に入金処理中の場合も多く、この一文がないと角が立ちます。
第2段階: 正式なフォローアップ（期日後2〜4週間）
Subject: Second Notice — Overdue Invoice #INV-2026-0512
Dear Mr. Smith,
We are writing to follow up on Invoice #INV-2026-0512 (USD 11,000.00), which was due on 11 June 2026.
As of today, the invoice is [X] days overdue and we have not yet received payment.
We kindly request that you process the payment within 7 business days. If there are any issues with the invoice or payment process, please let us know so we can resolve them promptly.
For your convenience, I have re-attached the invoice.
Best regards,
[Your Name]
ポイント: 請求書を再添付します。「見つからなかった」は支払い遅延の最も多い理由の一つです。
第3段階: 最終通告（期日後1〜2か月）
Subject: Final Notice — Overdue Invoice #INV-2026-0512 — Immediate Action Required
Dear Mr. Smith,
Despite our previous reminders dated [date of 1st reminder] and [date of 2nd reminder], Invoice #INV-2026-0512 (USD 11,000.00, due 11 June 2026) remains unpaid.
We must receive payment within 5 business days from the date of this notice. Failure to do so may result in:
– Application of late payment charges as outlined in our terms and conditions
– Suspension of services
– Referral of the outstanding balance to a third-party collection agencyWe value our business relationship and strongly prefer to resolve this matter directly. If you wish to discuss payment arrangements or have any concerns, please contact us immediately.
Sincerely,
[Your Name] [Title]
ポイント: 最終通告では「Sincerely」（より正式）に切り替え、役職（Title）も記載します。具体的な措置（サービス停止、回収業者への委託等）を明記しますが、法的な文言は弁護士に確認のうえ使用してください。
入金確認メール
全額入金の確認
Subject: Payment Received — Invoice #INV-2026-0512
Dear Mr. Smith,
We confirm receipt of your payment of USD 11,000.00 for Invoice #INV-2026-0512.
Thank you for your prompt payment. Please let us know if you need a receipt or any other documentation.
Best regards,
[Your Name]
部分入金の確認
Subject: Partial Payment Received — Invoice #INV-2026-0512
Dear Mr. Smith,
We have received your payment of USD 5,000.00 for Invoice #INV-2026-0512. Thank you.
The remaining balance of USD 6,000.00 is due by 11 June 2026. Please arrange the payment accordingly.
Best regards,
[Your Name]
見積書の送付メールとの違い
| 見積書メール | 請求書メール | |
|---|---|---|
| 目的 | 検討を依頼する | 支払いを求める |
| トーン | 提案・柔軟 | 明確・期限付き |
| 必須情報 | 有効期限、次のアクション | 支払期日、金額、支払い方法 |
| フォローアップ | 「ご検討いかがですか？」 | 「お支払いが確認できません」 |
| 催促の必要性 | ほぼない | 段階的に必要 |
見積書の送付メールのテンプレートは英語の見積書を送るメールの書き方をご覧ください。
PASELLYで英語の請求書を作成・送付する
PASELLYで作成した請求書PDFをメールに添付して送付できます。PDFの言語を英語に切り替えれば、項目名が自動で英語に変わります。
英語の請求書テンプレートを見てみる → PASELLYの英語請求書テンプレート
