英語の見積書を送るメールの書き方 — 件名・本文テンプレート付き

英語で見積書を送るとき、「件名は何と書けばいい？」「Please find attachedで合ってる？」と迷うことはありませんか？

見積書の中身が完璧でも、送付メールの書き方が不自然だと、相手に不安を与えてしまいます。特に海外の取引先に初めて見積書を送る場面では、件名の書き方ひとつで開封率が変わります。

この記事では、英語で見積書を送付するメールの件名・本文をテンプレート付きで解説します。初回送付からリマインド、修正版の送付まで、場面別にそのままコピペで使える例文を用意しました。

件名（Subject Line）の書き方

見積書の送付メールで最も重要なのが件名です。相手が受信トレイで一目で内容を把握でき、後から検索しやすい件名をつけましょう。

基本パターン

場面別の件名

件名のポイント

• QuotationかEstimateか: 確定価格ならQuotation、概算ならEstimate。使い分けの詳細はこちら
• 番号を入れる: 件名に見積番号を入れると、相手がメールを検索しやすくなる
• 「Quote」はカジュアル: 件名ではQuotationの方がフォーマル。Quoteは本文中で使う程度に
• 日本語の「お見積書送付の件」に相当する定型はない: 英語では用件を直接書く

初回送付メールのテンプレート

見積書を初めて送る場面のテンプレートです。

フォーマル（BtoB・初取引）

Subject: Quotation for [案件名]

Dear Mr. / Ms. [姓],

Thank you for your inquiry regarding [案件名・サービス名].

Please find attached our quotation (#Q-2026-0045) for your review.

Key details:

• Total amount: USD 5,000.00
• Validity: 30 days from the date of this quotation
• Payment terms: Net 30

If you have any questions or require any modifications, please do not hesitate to contact us.

We look forward to the opportunity to work with you.

Best regards,
[名前] [役職] [会社名] [電話番号] [メールアドレス]

シンプル（既存取引先・カジュアル）

Subject: Quote for [案件名]

Hi [名前],

As discussed, I’ve attached the quotation for [案件名].

Here’s a quick summary:

• Total: USD 3,200.00
• Valid until: June 15, 2026

Let me know if you have any questions or need any changes.

Thanks,
[名前]

ポイント

• Please find attached は定番表現。「I have attached」もよく使われる
• Key details（要点）を箇条書きで入れると、添付を開かなくても概要がわかる
• 金額・有効期限・支払条件を本文に書いておくと、相手の意思決定が早くなる
• 支払条件の英語表現（Net 30やT/T等）は別記事で詳しく解説しています

見積もり依頼への返信テンプレート

取引先から見積もりを依頼されたメールに返信する場面です。

フォーマル

Subject: Re: Request for Quotation – [案件名]

Dear Ms. [姓],

Thank you for your request for quotation dated [日付].

We are pleased to submit the attached quotation (#Q-2026-0052) for [案件名].

Please note the following:

• Delivery lead time: approximately 4 weeks from order confirmation
• This quotation is valid for 30 days
• Payment: T/T within 30 days of invoice date

Should you require any clarification or wish to discuss the details further, please feel free to contact us.

We look forward to hearing from you.

Kind regards,
[名前]

シンプル

Subject: Re: Quote request – [案件名]

Hi [名前],

Thanks for reaching out. I’ve put together a quotation based on your requirements — please see the attached PDF.

A few notes:

• The price includes [含まれるもの]
• Estimated delivery: [納期]
• Quote valid for 30 days

Happy to adjust anything if needed. Just let me know.

Best,
[名前]

見積書の修正・再送メール

金額や内容を修正した見積書を再送する場面です。修正箇所を明確に伝えることが重要です。

テンプレート

Subject: Revised Quotation #Q-2026-0045 – [案件名]

Dear Mr. [姓],

Following our discussion on [日付], I have revised the quotation as outlined below.

Changes from the previous version:

• Item 3 (Translation service): quantity updated from 5,000 words to 8,000 words
• Subtotal adjusted from USD 3,500.00 to USD 5,200.00
• Discount of 5% applied to the total

The revised quotation is attached for your review. All other terms and conditions remain unchanged.

Please let me know if this meets your requirements.

Best regards,
[名前]

ポイント

• Revised Quotation と明記して、旧版との混同を防ぐ
• Changes from the previous version で変更点を箇条書きにする
• 変更がない部分は「All other terms remain unchanged」と一言添える
• ファイル名にも「revised」や日付を入れる（後述）

フォローアップメールの書き方

送った見積書に返信がないときのフォローアップです。催促ではなく、確認のトーンで書くのがコツです。

1回目のフォローアップ（送付後3〜5営業日）

Subject: Follow-up: Quotation #Q-2026-0045

Dear Ms. [姓],

I hope this message finds you well.

I wanted to follow up on the quotation I sent on [日付] regarding [案件名]. I just wanted to make sure you received it and to see if you had any questions.

If you need any adjustments to the scope or pricing, I’d be happy to discuss.

Please feel free to reach out at your convenience.

Best regards,
[名前]

2回目のフォローアップ（さらに1〜2週間後）

Subject: Re: Quotation #Q-2026-0045 – [案件名]

Dear Ms. [姓],

I hope you’re doing well. I’m writing to follow up on the quotation I sent on [日付].

As a reminder, the quotation is valid until [有効期限]. If you’d like to proceed or if your requirements have changed, please let me know and I’ll be happy to update the quotation accordingly.

I understand you may be busy, so there’s no rush — just wanted to keep you informed about the validity period.

Kind regards,
[名前]

フォローアップのポイント

• 催促感を出さない: 「Did you see my email?」のような直接的な表現は避ける
• 有効期限を活用する: 期限が近いことを伝えると、自然な理由でフォローアップできる
• 相手に逃げ道を用意する: 「If your requirements have changed」と添えることで、断りやすくする
• 回数は2回まで: それ以上は相手の負担になる。返信がなければ時間を置く

添付ファイルの形式とファイル名

ファイル形式

• PDF一択: 編集されず、レイアウトが崩れない。Excel・Wordで送ると改ざんリスクや互換性の問題がある
• 取引先から特定の形式を指定された場合のみ、Excel等で送る

ファイル名の付け方

ファイル名は相手がダウンロード後に管理しやすい名前にします。日本語のファイル名は文字化けの原因になるので、必ず英語で付けましょう。

ファイル名のポイント

• スペースは避ける: アンダースコア _ またはハイフン - を使う
• 日本語は使わない: 「見積書_ABC様.pdf」は海外で文字化けする
• 見積番号を入れる: メール本文の番号と一致させる
• revisedや日付で版管理: 修正版を送るとき、旧ファイルと区別できるようにする

添付を伝える定型表現

メール本文で「添付しました」を伝えるときの定番フレーズです。

「Please kindly find attached」は冗長なので避けましょう。「Please find attached」で十分丁寧です。

メールの基本構成まとめ

英語の見積書送付メールは、以下の構成で書けば過不足なく伝わります。

1. 件名: Quotation + 案件名 or 番号
2. 宛名: Dear Mr./Ms. [姓]（フォーマル）/ Hi [名前]（カジュアル）
3. お礼・経緯: Thank you for your inquiry / As discussed
4. 添付の案内: Please find attached…
5. 要点の箇条書き: 金額・有効期限・支払条件
6. 補足・次のアクション: ご質問があれば / 修正が必要であれば
7. 結び: Best regards / Kind regards / Thanks
8. 署名: 名前・役職・会社名・連絡先

PASELLYで英語の見積書を作成してメールで送る

PASELLYなら、PDFの言語を英語に切り替えるだけで、項目名が自動で英語に変わります。作成した見積書はPDFでダウンロードし、メールに添付して送付できます。

見積番号も自動で採番されるので、件名やファイル名にそのまま使えます。

英語の見積書テンプレートを見てみる → PASELLYの英語見積書テンプレート

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