「英語の見積書を出してほしい」——海外の取引先からこう言われたとき、何から始めればいいか迷う方は多いはずです。
日本語の見積書をそのまま英訳すれば済む、というほど単純ではありません。日付の書き方、通貨の表記、税や貿易条件の記載ルールなど、英語の見積書には独自のお作法があります。
この記事では、英語の見積書を初めて作る方が最初の1枚を完成させることをゴールに、ステップ形式で解説します。
まず完成形を見てみよう
最初にゴールを確認しましょう。以下は、PASELLYで作成した英語の見積書の実物サンプルです。
書類タイトル（Quotation）、宛先・発行元、明細テーブル、支払条件、銀行口座情報など、英語の見積書に必要な要素がすべて含まれています。このサンプルは国内取引を英語の書類で行うケースです。サンプル画像の日付は日本語形式ですが、海外取引先に送る場合は DD MMM YYYY（例: 12 May 2026）形式を推奨します。輸出取引の場合は、税の表記（Zero-rated）や貿易条件（インコタームズ）の記載が加わります。
では、この見積書を一つずつ作っていきます。
Step 1: 書類タイトルと基本情報を書く
タイトル
書類の最上部に QUOTATION と記載します。
「Estimate」や「Proforma Invoice」との違いが気になる方は、QuotationとEstimateの違いとは？で詳しく解説しています。
見積番号（Quotation No.）
管理しやすい採番ルールを決めておきます。
Q-2026-001（年+連番）Q-ABC-2026-0512（取引先略称+年月日）
日付（Date）
日付フォーマットは要注意です。 アメリカ式（05/12/2026 = 5月12日）とイギリス式（12/05/2026 = 5月12日）は同じ数字でも月日が逆転します。
誤解を防ぐ安全なフォーマット:
| フォーマット | 例 | 推奨度 |
|---|---|---|
| DD MMM YYYY | 12 May 2026 | 最も安全。月が英語なので混乱しない |
| YYYY-MM-DD | 2026-05-12 | ISO 8601準拠。システム間連携に強い |
| MM/DD/YYYY | 05/12/2026 | アメリカ向けのみ。他国では誤読リスクあり |
有効期限（Valid Until）
Valid Until: 11 June 2026
または
This quotation is valid for 30 days from the date of issue.
有効期限を書かないと「いつまでもこの価格で買える」と解釈されるリスクがあります。必ず記載しましょう。
Step 2: 宛先と発行元を記載する
宛先（To）
取引先の会社名・担当者名・住所を記載します。
To:
ABC Corporation
Attn: Mr. John Smith
123 Business Street, Suite 456
New York, NY 10001, USA
発行元（From）
自社の情報を英語で記載します。住所は日本語と逆順（番地→市区町村→都道府県→郵便番号→Japan）で書きます。
From:
PASELLY Inc.
1-2-3 Shibuya, Shibuya-ku, Tokyo 150-0002, Japan
Tel: +81-3-1234-5678
Email: [email protected]
電話番号は国際表記（先頭の0を取って+81を付ける）にします。
Step 3: 明細を作成する
通貨の書き方
通貨記号（$, €）ではなく、通貨コード（USD, EUR, JPY） を使うと安全です。
| 書き方 | 問題点 |
|---|---|
| $10,000 | 米ドル？カナダドル？豪ドル？ |
| USD 10,000.00 | 明確。誤解なし |
金額の区切りも注意が必要です。日本・アメリカ・イギリスでは小数点がピリオド（10,000.00）、ドイツ・フランスではカンマ（10.000,00）です。取引先の国に合わせるか、通貨コード + ピリオド小数点の組み合わせが無難です。
単位の英語表記
| 日本語 | 英語 | 略称 |
|---|---|---|
| 個 | piece(s) | pcs |
| 式 | set(s) | sets |
| 一式 | lump sum | LS |
| 時間 | hour(s) | hrs |
| 月 | month(s) | mos |
| 箱 | box(es) | — |
明細の書き方
Descriptionには、商品名だけでなく仕様・型番・サイズなどを簡潔に添えると、取引先が社内稟議を通しやすくなります。
✕ Product A
○ Product A — Model X100, Size: 200mm × 300mm, Material: Stainless Steel
各項目の英語表記パターンをもっと知りたい方は、英語の見積書の項目名一覧をご覧ください。コピペで使える表現は英語の見積書の例文集にまとめています。
Step 4: 税・支払条件・貿易条件を記載する
この部分は日本語の見積書と最も異なるポイントです。
消費税の記載
| 取引の種類 | 記載方法 |
|---|---|
| 国内取引（英語の書類） | Consumption Tax (10%): JPY 50,000 |
| 輸出取引 | Consumption Tax: Zero-rated (Export) |
「Tax Exempt」と書くと非課税と混同されるリスクがあるため、輸出取引には「Zero-rated」を推奨します。詳しくは消費税の英語表記ガイドを参照してください。
支払条件
Payment Terms: T/T, Net 30 days from invoice date
主な選択肢:
| 条件 | いつ使う？ |
|---|---|
| Advance Payment（前払い） | 初回取引・高額案件 |
| Net 30（30日後払い） | 継続取引 |
| 50% Advance, 50% on Delivery | 製造・プロジェクト案件 |
| L/C（信用状） | 高額・新規の大型取引 |
詳しくは支払条件の英語表現まとめを参照してください。
貿易条件（インコタームズ）
海外向けの物品取引では、費用負担の範囲を明確にするためインコタームズを記載します。
Delivery Terms: FOB Port of Yokohama, Japan (Incoterms® 2020)
「条件 + 地名（港名） + バージョン」 の3点セットが基本です。詳しくはインコタームズの見積書記載ガイドを参照してください。
銀行口座情報
見積書の段階で銀行情報を記載するかは任意ですが、銀行振込の場合は記載が一般的です。海外送金にはSWIFTコードが必要で、日本の銀行にはIBANやABAルーティングナンバーがありません。詳しくはSWIFTコード・IBANの調べ方をご覧ください。
Step 5: 見積書を送る
見積書が完成したら、メールで送付します。
ファイル名の付け方
`Quotation_Q-2026-0512_ABC-Corporation.pdf`
書類種別・見積番号・相手先名を含めると、双方で管理しやすくなります。日本語のファイル名は相手の環境で文字化けする可能性があるため、英数字のみにしましょう。
メール送付のポイント
- 件名に「Quotation」と見積番号を入れる
- 本文で有効期限と次のアクション（発注方法）を明記する
- PDFで添付する（Excelは改変リスクがある）
メールの件名・本文テンプレートは英語の見積書を送るメールの書き方でまとめています。
逆に、海外の取引先に見積もりを依頼する場合は英語での見積もり依頼メールの書き方を参照してください。
送る前のチェックリスト
見積書を送付する前に、以下を確認しましょう。
- 書類タイトルが QUOTATION になっているか
- 日付フォーマットが統一されているか（DD MMM YYYY推奨）
- 通貨コード（USD, EUR, JPY）が明記されているか
- 有効期限が記載されているか
- 税の扱いが正しいか（輸出ならZero-rated、国内なら税率明記）
- 支払条件が記載されているか
- 貿易条件がある場合、地名とバージョンが入っているか
- 相手先の会社名・担当者名に誤りがないか
- ファイル名が英数字のみか
- PDFで送付しているか
PASELLYで英語の見積書を作成する
次に請求書を作る場合
見積書が承認されたら、次は請求書の作成です。英語の請求書の書き方は以下の記事で解説しています。
PASELLYなら、日本語で見積書を作成したあと、PDFの言語を英語に切り替えるだけで項目名が自動で英語に変わります。
- 対応言語: 日本語・英語・中国語・韓国語
- 対応通貨: JPY, USD, EUR, GBP, CNY, KRW
- 支払条件・備考欄に貿易条件などを自由テキストで入力可能
