英語での見積もり依頼メールの書き方 — RFQテンプレート付き

海外の取引先に見積もりを依頼したいけれど、英語でどう書けばいいかわからない——そんな場面は少なくありません。

見積もり依頼メールは、取引の第一歩です。必要な情報が抜けていると、何度もやり取りが発生して時間がかかります。逆に、要件を整理して伝えれば、正確な見積書がスムーズに返ってきます。

この記事では、英語で見積もりを依頼するメールの書き方を、RFQ（Request for Quotation）の基礎知識からテンプレートまで解説します。

RFQ（Request for Quotation）とは

RFQは「Request for Quotation」の略で、取引先に正式な見積もりを依頼する書類やメールのことです。日本語の「見積依頼書」に相当します。

RFQに含める基本項目

これらを事前に整理してからメールを書くと、取引先も正確な見積もりを出しやすくなります。

RFQとRFP・RFIの違い

見積もりの前段階で、まず相手の会社やサービスについて知りたい場合はRFI、提案もセットでほしい場合はRFPを使います。単純に価格を知りたい場合はRFQです。

見積もり依頼メールのテンプレート

フォーマル（初回取引・BtoB）

Subject: Request for Quotation – [品名/サービス名]

Dear Sir or Madam,

My name is [名前] from [会社名]. We are a [業種] based in [所在地], and we are currently looking for a supplier for [品名/サービス名].

We would like to request a quotation for the following:

• Item: [品名・サービス内容]
• Quantity: [数量]
• Specifications: [仕様・サイズ・型番等]
• Delivery location: [納品先]
• Required delivery date: [希望納期]

Please also include the following in your quotation:

• Unit price and total price
• Payment terms
• Delivery lead time
• Any applicable taxes or shipping costs

We would appreciate it if you could send your quotation by [回答期限].

If you need any additional information, please do not hesitate to contact me.

Best regards,
[名前] [役職] [会社名] [電話番号] [メールアドレス]

シンプル（既存取引先・カジュアル）

Subject: Quote request – [品名]

Hi [名前],

Could you send me a quote for the following?

• [品名] × [数量]
• Delivery to [納品先]
• Needed by [希望納期]

Please include shipping costs and lead time.

Thanks,
[名前]

ポイント

• 初回取引では自己紹介を入れる: 会社名・業種・所在地を簡潔に。相手が取引可否を判断しやすくなる
• 要件は箇条書きで: 本文に埋もれると見落とされやすい
• 回答期限を伝える: 「by [日付]」で明確に。急ぎの場合は理由も添える
• 「Please also include…」で追加情報を指定: 税込み価格・送料・リードタイムなど、見積書に含めてほしい項目を伝えておく

複数社に同時に見積もりを依頼する場合

複数のサプライヤーから相見積もりを取りたい場合のテンプレートです。

Subject: Request for Quotation – [品名/サービス名]

Dear [担当者名 or Sir/Madam],

We are currently sourcing [品名/サービス名] and would like to invite your company to submit a quotation.

Requirements:

• Item: [品名]
• Quantity: [数量]
• Specifications: [仕様]
• Delivery: [納品先], by [納期]

Please submit your quotation by [回答期限]. We are evaluating multiple suppliers and will make our decision by [決定予定日].

We look forward to receiving your quotation.

Kind regards,
[名前]

ポイント

• 「We are evaluating multiple suppliers」と明記しておくと、相手も競争力のある価格を提示しやすい
• ただし、既存取引先に送る場合はこの表現が失礼にあたることもあるので状況に応じて判断する

見積もりを受け取ったあとの返信

お礼メール（検討中）

Subject: Re: Quotation for [案件名]

Dear Mr. [姓],

Thank you for sending your quotation. We have received it and are currently reviewing the details.

We will get back to you by [回答予定日] with our decision.

Best regards,
[名前]

見積もりを受け入れる場合

Subject: Re: Quotation #[見積番号] – Order Confirmation

Dear Ms. [姓],

Thank you for your quotation (#[見積番号]) dated [日付].

We are pleased to accept your quotation and would like to proceed with the order.

Could you please send us a purchase order form or let us know the next steps?

Best regards,
[名前]

見積もりを断る場合

Subject: Re: Quotation for [案件名]

Dear Mr. [姓],

Thank you very much for taking the time to prepare the quotation for [案件名].

After careful consideration, we have decided to go with another supplier for this project. This was not an easy decision, and we truly appreciate the effort you put into your proposal.

We hope to have the opportunity to work together in the future.

Kind regards,
[名前]

ポイント

• 断るときも丁寧に: 今後の取引機会を残すため、感謝を伝える
• 理由は詳しく書かなくてよい: 「decided to go with another supplier」で十分
• 値引き交渉したい場合: 断りの前に交渉するのが一般的。値引き交渉の英語表現は別記事で詳しく解説しています

見積もり依頼メールの件名パターン

件名の書き方の詳細は「英語の見積書を送るメールの書き方」でも解説しています。

よく使うフレーズ集

依頼するとき

条件を指定するとき

PASELLYで受け取った見積書を管理する

PASELLYなら、英語の見積書をかんたんに作成できます。PDFの言語を英語に切り替えれば、項目名が自動で英語に変わります。

英語の見積書テンプレートを見てみる → PASELLYの英語見積書テンプレート

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